こんにちは
ビジネスにおいてプレゼン資料を作成する際にどのように記載をしたら良いか、初っ端からつまずいたり、悩んだりしたことはありませんか。
実は資料作成はポイントさえ掴んでおけば、そこまで難しいものではありません。
資料作成における手順とポイントを抑えて、効果的かつ迅速に資料を作成できるようになりましょう。
わかりやすい効果的な資料と同様にスピードある仕事はビジネスを有利に運びます。
資料作成の手順
背景・目的を整理する
一番最初にこのプレゼン資料の背景・目的を整理しましょう。資料を作成しながら、方法論や内容に囚われ、本来の背景・目的を見失ってしまっているパターンはよくあります。
背景・目的は資料を作成していく上での道標になります。
目次・構成を決める
次のステップとして目次・構成を決めましょう。資料をプレゼンする際に説得力のある話しにするためにはストーリーが必要です。
目次・構成を決めることは資料の設計図にあたり、ここで骨格が決まります。
目次の項目毎に伝えたいポイントを整理する
目次毎に一番伝えたいポイントをまずは一言で表現してみましょう。この内容がページでの小結論となります。
人が一度に認識できる文字数は”13文字”だそうです。思ったより少ないですよね。
1ページ１メッセージを意識して資料を作成すると効果的です。
この小結論の組み合わせがストーリーのようにつながり、プレゼン全体での大きな一つの結論へのつながります。
目次の項目毎に図やチャート、写真を挿入する
続いて伝えたいポイントが整理できたら、それにあった図やチャート、写真を挿入しましょう。上述したように文章が多くなりすぎると相手に伝わりずらくなります。
図やチャートを用いることで理解を促す効果があります。
足りない情報は確認事項リストに追加する
資料を作成しながら、記載をしたくても、情報が足りずにつまずくことはよくあります。その時は確認事項リストを作成し、メモをしておきましょう。
プレゼン資料作成の中で足りない情報がわかったことも一つの進歩です。
足りない情報を調査、ヒアリング、肉付けしながら資料をブラッシュアップしていきましょう。
思ったよりも簡単にプレゼン資料が完成しているはずです。
資料作成のポイント
資料作成の手順で進めていく中で、人によってはまだつまずいたり、資料はできたがこれでプレゼンの相手を納得できるのか不安になったりすることもあると思います。
そういう人のためにもう少し、資料作成時のコツをお伝えします。
色を効果的に使う
色を効果的に使用する方法があります。
例えば、グラフは強調したい領域を赤色、無視して良い領域を灰色表示することで濃淡がはっきりし、視覚的に相手に訴求することができます。
以下のグラフではどちらが見やすく、変化がわかりやすいでしょうか。
グラフ①
グラフ②
おそらく多くの人はグラフ②と答えると思います。
色の濃淡で見て欲しい領域を強調し、効果的に相手に伝えることができます。
情報源に画像検索、動画検索を使う
足りない情報を調べる際に、ネットで検索をする人も多いと思います。
その際に効果的なのが、画像検索や動画検索を使うことです。
目次毎の訴求ポイントは文章で表現できたけど、図や絵でどのように示せば良いのかよくわからないという時に、画像検索を使うとイメージを膨らませることができます。
もちろんそのまま画像や図を挿入することは著作権上、問題はありますが、どのような見せ方をすれば効果的に見えるのかを考える際に参考になる情報を見つけることができます。
他の資料を真似る
上述の画像検索にも近い手法ですが、社内にある過去のプレゼン資料のフレームワークを真似るのも初心者にはオススメです。
フレームワークをゼロから考えるのは誰でも至難の技です。
今回のプレゼンテーマの内容やストーリーにあった資料の構成は過去のプレゼン資料の中にある可能性は高いです。
まずは過去の他の人が作ったフレームワークを辿りながら作成をすると思ったよりも簡単に資料作成ができます。
普段からプレゼン資料を見る時は、内容そのものだけでなく構成やフレームワークにも着目し、活かせそうなものは記録しておくと、自分で資料作成の際にとても役立ちます。
細部にこだわる
最後に細部にこだわりましょう。細部に魂は宿ると言いますが、プレゼン資料の見た目や誤字脱字はその内容自体の相手に伝わる信憑性に関わってきます。
社内フィードバックをもらう際に細かくこだわる必要はなく、早めにフィードバックをもらうことは重要です。一方で最終的に顧客へプレゼンをするタイミングでは、文字の誤字脱字、サイズ、フォント統一、図の位置や大きさにこだわりましょう。
いかがでしたでしょうか。最初は慣れずにつまづくこともあるかもしれませんが、資料作成は繰り返ししていくとフレームワークの知見も多くなり、この時はこのフレームワークが効果的というように資料作成の幅が次第に広がっていき、スムーズに作成できるようになります。
まずは行動あるのみですね。
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