【社会人必読】知っておくべきコミュニケーションツールの使い分け

仕事におけるコミュニケーション手段には打ち合わせ、メール、電話、チャット、Web会議等があります。ただそれぞれのメリデリを考えずになんとなく楽な手段でコミュニケーション手法を選択している人も多いのではないでしょうか。

今回は、コミュニケーション手段のメリデリを理解した上で状況に応じた取るべき手法を考える機会になればなと思います。

それでは早速ですが、それぞれのメリデリを見ていきましょう。

コミュニケーション手段のメリデリ

それぞれのメリデリは以下の通りです。

コミュニケーション手段	メリット	デメリット
打ち合わせ（直接）	相手の温度感・反応がわかる雑談等で場が和む誠意が伝わる疑問等にその場で回答できる	時間が拘束される移動時間がかかる
メール	文章で残る（エビデンスになる、資産になる）複数人に同時に情報を伝えることができる好きなタイミングで返信できる	温度感が伝わりにくい反応・返信が確認できないことがある
電話	メールより温度感が伝わるその場で反応を得られる	相手の作業を止めてしまう文章で残らない（エビデンスが残らない）
チャット系アプリ	気軽にコミュニケーションできる（メールの定型文が必要ない）グループ単位で意思疎通できる	やりとりが流れるため、文章が残りにくい
Web会議	移動時間がかからない相手の顔や資料を共有でき、伝わりやすい	時間が拘束される

どのコミュニケーション手段が良い悪いではなく、それぞれ一長一短ありますので場面による使い分けや、組み合わせでの使用が重要になってきます。

議論と意識決定を伴うものは”打ち合わせ（直接）”や”Web会議”で実施をし、メール等で議事を残す。電話でお願い・相談したことに対してはメールで再度お願いをする。気軽な相談や質問はチャットでやるぐらいがちょうど良い塩梅かなと思います。

相手の好みもありますので最終的には、それも加味して判断できると円滑なコミュニケーションが取れやすくなると思います。コミュニケーションのゴールは相手に動いてもらうことなのでそれを忘れずに取り組んできましょう。

メールで残すのは時間もかかるというような意見もあると思いますが、”【新社会人必見】率先して議事録を取るべき５つの理由”という記事も参考までに読んでいただければと思います。メールも議事もブログも本質は同じですね。

みなさんはどれだけ日頃から意識して、コミュニケーション手段を選択できていたでしょうか。ぜひメリデリを意識しながら、明日から得た知識を活用してください。