意味のない会議を効果的な会議に変える法則

日中は会議に時間をとられ、仕事がはかどらないという人も多いのではないでしょうか。意味のある会議ならまだしも結局、何も決まらずに議論をした余韻だけの会議だととても辛いですよね。意味のない会議を終わらせ効果的な会議にする方法をステップに分けてお伝えします。

会議の目的・ゴールを事前に決める

何事も目的・ゴールから入ることは重要です。目的・ゴールを事前に決めることなしでは全員の議論の方向性がバラバラになってしまいます。

アジェンダを事前に決め共有する

目的・ゴールが決まれば、次はそれに向かう方法を決める必要があります。会議ではその方法がアジェンダに当たります。事前にアジェンダは共有しておきましょう。

情報共有事項は事前に提供し、目を通してもらう

情報共有のための会議は時間の無駄です。本来、情報共有は普段のコミュニケーションが適切に取れていれば会議内でする必要がない事項です。とはいえ、会議参加者全員が同じ情報レベルに達していないと会議がスムーズに進まない可能性もありますので情報共有の内容は事前に文字に起こし、目を通してもらうようにしましょう。

会議は質問・議論・決定に集中する

会議は決定を下すことに集中しましょう。決定・判断がともわない会議は無駄です。決定を下すために無駄に30分、1時間の時間をかける必要はありません。決定が5分で終わる内容であれば5分で会議自体を終わらせましょう。また、権限者は決断を下すように心がけるべきです。会議でよくあるのは権限者が責任を取れないあまり、過剰な追加情報を求めたり、判断を曖昧にするケースです。

決定事項はアクション、責任者、期限を必ず決める

決定事項には必ずアクション、実行責任者、期限を決めましょう。行動がともわない会議は時間の無駄です。

最後に

会議をする際に上記で述べたルールを事前に周知することで参加者全員に当事者意識とほどよい緊張感が生まれ、会議の質も上がっていきます。ぜひこのルールをメンバーと共有した上で進めていきましょう。