【新社会人必見】率先して議事録を取るべき５つの理由

社会人になり、会議に出ると議事録は新入社員の仕事としてふりかかります。用語がわからなかったり、情報量が多く、ほとんどの経験者が四苦八苦しながら、慣れいくものです。議事録は会議の内容や決定事項を示しておくためにもちろん重要なのですが、議事録を書く本人にも十分にメリットがあります。なぜ議事録を率先して取るべきかについて今回はお伝えしていきます。

結論、議事録を率先して取るべき理由は以下の5つです。

1. わからないことが明確になり、頭の中の情報整理につながる
2. アクションが明確になる
3. 自分と対話できアイデア・考えが広がる
4. 情報展開が楽になる（資産になる）
5. 記憶の定着につながる

自分がわからないことが明確になり、頭の中の情報整理につながる

言葉で聞いた時は理解をするような気になっているけども、実際に文字に起こしてみると、わからない文章や単語がありすぎて絶望したことはありませんか。わからないことが明確になることで調べたり、質問したりすることができるので自分の知らないことを知れるという機会が自然と増えていきます。また、打ち合わせでは実は、議論が右往左往していることがあり、時系列できれいに議論が進んでいないこともよくあることです。議事をおこすことでテーマ毎の内容をまとめ、自身の頭の整理につながります。

アクションが明確になる

打ち合わせ中に決まったアクションを議事に起こすことで実施事項、時期、担当者が明確になります。また、議事を書くことで全体の現状が整理、把握できるため、目的、目標の状態との差分が明確になるため、何をすべきかのアクションもよりクリアに見えてきます。

自分と対話できアイデア・考えが広がる

議事を書くことは自分との対話の時間でもあります。自分との対話ができるとネックになっている事項に対して、新しいアイデアが生まれることがあります。

情報展開が楽になる。（資産になる）

よく打ち合わせ後の数ヶ月経った後に、上司やプロジェクトに途中で入った人から質問を受けることはありませんか。議事がないと記憶自体もおぼろげになっているため、正確な情報を伝えることもままならず、また覚え出す時間や場合によっては再度、文字に起こす時間がかかってしまいます。議事を残していると質問に対して、議事の展開だけで済ませることも可能ですので、自身の時間の節約にもつながります。情報を残していることは自分の資産になります。また、会議には当日何かしらの理由で欠席になった人もいる場合が想定されます。欠席した人に共有できることで次の会議の時に関係者の情報レベルを揃えた上で議論を始められるため、会議時間を余計な情報共有、認識合わせに時間を要さずに進めることができるというメリットもあります。

記憶の定着につながる

議事を残していると必然的に正確な情報に触れるタイミングが増えるため、復習の機会につながり、記憶の定着につながります。忘却曲線の話は有名で皆さんもご存知の方も多いと思いますが、1時間に46%忘れ、1日後に66％忘れ、1ヶ月後に79％忘れます。何度も同じ内容に触れることで脳が大事な情報と理解し、記憶の定着につながります。

まとめ

議事を書くことは時間を奪われ、労力のかかることと思っている人も多いかもしれません。ただし、議事を書くことは自分の頭の中を整理でき、複利的に資産が増え、次の行動へとつながるという良い側面が多いことがわかります。短期的な視点ではなく、長期的な視点で見れば良いことづくめと言えると思います。ぜひ率先して議事をとってください。

参考：議事録で押さえておくべきポイント

最後におまけで議事録におさえておくべき項目について簡単にお伝えしたいと思います。こちらをベースにそれぞれカスタマイズしながら、使ってみて下さい。打ち合わせに参加していない第三者でも理解できるかどうかでわかりやすい議事か判断できるようになります。